Hướng dẫn và quy trình tham gia chương trình trao đổi sinh viên

I. ĐIỀU KIỆN THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH

1. Là sinh viên hiện đang học tại các cơ sở của trường ĐH Ngoại Thương (Hà Nội, TP HCM, Quảng Ninh), đã học ít nhất 01 học kỳ tại ĐHNT và còn ít nhất 12 tín chỉ chưa hoàn thành (kể cả Khóa luận tốt nghiệp/Thực tập cuối khóa) tại thời điểm đi học trao đổi.

2. Có điểm trung bình chung tích lũy của các môn học tính đến kỳ học hiện tại từ 7,0 trở lên (Bảng điểm phải được xin trong vòng không quá 2 tuần tính đến ngày nộp đơn tham gia chương trình trao đổi).

II. QUY TRÌNH

1. BƯỚC 1: ĐĂNG KÝ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH & XÉT CHỌN
• Sinh viên điền đầy đủ thông tin vào Đơn đăng ký tham gia chương trình (download tại trang web http://htqt.ftu.edu.vn/index.php?option=com_content& view=category&id=143&Itemid=251 hoặc  fanpage FTU Exchange (https://www.facebook.com/ftuexchange) và nộp về:
- Phòng Hợp tác Quốc tế, tầng 9 nhà A: đối với sv ở cơ sở Hà Nội và Quảng Ninh
- Ban Hợp tác Quốc tế và Quản lý Khoa học, cơ sở TPHCM: đối với sv ở cơ sở TP HCM
• Sinh viên có thể đăng ký tối đa 3 nguyện vọng trường nước ngoài mong muốn được học (theo thứ tự ưu tiên giảm dần). Danh sách các trường đối tác có thể download tại trang web http://htqt.ftu.edu.vn/index.php?option=com_content&view=category&id=143&Itemid=251 hoặc fanpage FTU Exchange.
• Trường ĐHNT lựa chọn các sinh viên đủ tiêu chuẩn tham gia chương trình.

2. BƯỚC 2: HOÀN TẤT HỒ SƠ
• Các sinh viên đủ tiêu chuẩn tham gia chương trình sẽ được phòng HTQT thông báo qua email và/hoặc điện thoại.
• Sinh viên xác nhận tham gia chương trình với phòng HTQT (ký xác nhận tham gia chương trình).
• Trong vòng 2 tuần kể từ khi xác nhận tham gia chương trình sinh viên hoàn thiện hồ sơ theo yêu cầu của ĐHNT (Đơn cam kết tham gia chương trình có xác nhận của phụ huynh theo mẫu của phòng HTQT, photo Hộ khẩu, Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận sinh viên) và các giấy tờ cụ thể theo yêu cầu của trường đối tác và nộp phí tham gia chương trình theo quy định của trường ĐHNT (Nếu trường đối tác yêu cầu đăng ký online, sinh viên phải tuân thủ các trình tự theo hướng dẫn của trường đối tác. Các giấy tờ cần dịch phục vụ cho việc nộp hồ sơ sẽ do phòng HTQT dịch).
• Phòng HTQT tiến cử sinh viên sang trường đối tác để trường đối tác ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối.
• Phòng HTQT gửi bộ hồ sơ đầy đủ của những sinh viên được chấp nhận sang trường đối tác theo yêu cầu của đối tác.
• Phòng HTQT nhận và gửi thư chấp nhận và các giấy tờ cần thiết do trường đối tác gửi sang cho những sinh viên được trường đối tác chấp nhận (đế sv bắt đầu thủ tục xin visa).
• Trường ĐHNT ra Quyết định cử sinh viên đi học trao đổi
• Sinh viên lên phòng HTQT lấy Quyết định đi học trao đổi để làm thủ tục bảo lưu kết quả học tập tại phòng Quản lý Đào tạo.

3. BƯỚC 3: SINH VIÊN XIN VISA
Sinh viên có trách nhiệm xin visa đi học. Phòng HTQT sẽ hỗ trợ sinh viên trong việc xin visa nhưng không đảm bảo sinh viên sẽ được cấp visa.
Các lưu ý:
- Để đảm bảo tiến độ xin visa, sinh viên nên tìm hiểu các thủ tục xin visa trên trang web hoặc tại Đại sứ quán của nước muốn đến học ngay sau khi nhận được thông báo chấp của trường đối tác.
- Đối với những ĐSQ có thủ tục phỏng vấn xin visa, sv nên đặt lịch phỏng vấn online càng sớm càng tốt để tránh trường hợp lịch hẹn phỏng vấn không còn chỗ trống tại ĐSQ.
- Phòng HTQT sẽ hỗ trợ dịch các tài liệu, giấy tờ dùng để xin visa (Thông thường thời gian dịch hồ sơ xin visa mất khoảng 1-2 tuần kể từ khi nhận được giấy tờ để dịch).

4. BƯỚC 4: SINH VIÊN BẢO LƯU KẾT QUẢ HỌC TẬP
• Sinh viên có trách nhiệm bảo lưu kết quả học tập tại trường ĐHNT theo quy định của Nhà trường trước khi tham gia chương trình trao đổi.
• Sinh viên liên hệ với phòng Quản lý Đào tạo để biết hồ sơ và thủ tục bảo lưu kết quả học tập.
Lưu ý:
Sinh viên phải liên hệ với phòng QLĐT để nhận được “Quyết định bảo lưu” trước khi đi học, tránh tình trạng đi học không bảo lưu sẽ bị coi là tự ý bỏ học.

5. BƯỚC 5: TRONG QUÁ TRÌNH HỌC TẠI TRƯỜNG ĐỐI TÁC
• Trước khi đi học sinh viên phải thông báo cho phòng HTQT kế hoạch đi.
• Trong quá trình tham gia học tập trao đổi tại trường đối tác, sinh viên phải tuân thủ pháp luật nước sở tại, quy định của trường đối tác và quy định của trường ĐHNT. Nếu có vấn đề phát sinh, sinh viên phải liên hệ ngay với trường đối tác và phòng HTQT trường ĐHNT để kịp thời xử lý.

6. BƯỚC 6: KẾT THÚC THỜI GIAN HỌC TRAO ĐỔI
• Ngay sau khi kết thúc thời gian học trao đổi và quay trở lại ĐH Ngoại Thương, sinh viên phải viết Báo cáo bằng văn bản (download tại http://htqt.ftu.edu.vn/index.php?option=com_content&view=category&id=143&Itemid=251) về quá trình học tại trường đối tác, photo hộ chiếu, visa và trang có dấu xuất cảnh, nhập cảnh nộp trực tiếp cho Phòng HTQT.
• Sinh viên làm các thủ tục nhập học trở lại tại phòng QLĐT.
• Lưu ý: sinh phải làm Đơn xin quay trở lại học tập (Mẫu 4) có xác nhận của phòng HTQT về việc đã hoàn thành chương trình trao đổi.

III. FTU Exchange Alumni

Phòng Hợp tác Quốc tế đã tạo một fanpage cho những sinh viên đã từng tham gia chương trình trao đổi ở nhiều nước khác nhau nhằm trao đổi kinh nghiệm và networking sau khi về nước.
Các bạn sv muốn tìm hiểu thêm thông tin có thể vào fanpage FTU Exchange Alumni (https://www.facebook.com/groups/1496943227203261/).